У програмі "Реєстрація документів організації" є можливість друку довільних документів на базі полів картки вхідного документа, які формуються в Microsoft Word, або, при відповідній настройці, в OpenOffice Writer.
Для створення шаблону довільного документа можна або створити новий документ в MS Word (OO Writer), або відкрити на редагування шаблон будь-якого існуючого документа, наприклад картки вхідного.
У Microsoft Word потрібно буде включити вкладку "Розробник".
Для цього виберіть пункт контекстного меню "Налаштування панелі швидкого доступу" (натиснути правою кнопкою миші на гурток в лівій верхній частині вікна Word).
збільшити зображення
Відкриється вікно "Параметри Word".
У розділі "Основні" поставте галочку "Показувати вкладку Розробник на стрічці", потім натисніть ОК.
У MS Word 2010 року (і старше) включення вкладки "Розробник" відбувається в розділі "Налаштування стрічки" (меню Файл-Параметри-Налаштування стрічки).
збільшити зображення
збільшити зображення
На стрічці з'явиться вкладка "Розробник".
Потрібні нам кнопки розташовані в блоці "Форми попередніх версій".
При роботі в Microsoft Word більш ранніх версій треба активізувати в MS Word спеціальний ToolBar з ім'ям "Форми" (Пункт головного меню "Вид" - "Панелі інструментів" - "Форми").
збільшити зображення
Як вставляються об'єктів в документ Word використовуються "Поля форми".
Натисніть на панелі інструментів "Форми" іконку з буквою "a" для включення затінення полів форми. Вставляємо курсор на потрібне місце в шаблоні і натискаємо на панелі інструментів "Форми" найлівішу іконку з буквами "ab". В поточне місце шаблону буде вставлений спеціальний об'єкт "Поле форми".
Двічі клацніть лівою клавішею миші по "Полю форми" і відкриється додаткове вікно властивостей цього об'єкта. Зараз нас цікавить його властивість "Закладка". Це і буде той самий, символьне позначення об'єкта, за яким до нього можна буде звернутися з програми.
Це позначення (закладка) може бути будь-який. Єдине обмеження - воно повинно бути унікально в межах всього шаблону. Втім, за цим простежить сам Word.
Відповідність значень закладок полях програми Реєстрація документів організації:
Вхідна кореспонденція
ТекстовоеПоле1 - № входить
ТекстовоеПоле2 - Дата входить
ТекстовоеПоле3 - Дата входить в форматі ГГ місяць ГГГ
ТекстовоеПоле4 - Носій
ТекстовоеПоле5 - Тип документа
ТекстовоеПоле6 - Відправник
ТекстовоеПоле7 - № вихідного
ТекстовоеПоле8 - Дата вихідного
ТекстовоеПоле9 - Одержувач
ТекстовоеПоле10 - Найменування документа
ТекстовоеПоле11 - Короткий зміст документа
ТекстовоеПоле12 - Виконавець
ТекстовоеПоле13 - Дата накладення резолюції
ТекстовоеПоле14 - Резолюція
ТекстовоеПоле15 - Наш вихідний номер
ТекстовоеПоле16 - Дата нашого вихідного
ТекстовоеПоле17 - Дата виконання
ТекстовоеПоле25 - Дата контролю
ТекстовоеПоле18 - Контроль
ТекстовоеПоле19 - Відмітка про виконання
ТекстовоеПоле20 - Місцезнаходження (№ справи)
ТекстовоеПоле21 - Кількість примірників
ТекстовоеПоле22 - Кількість листів
ТекстовоеПоле23 - Номери сторінок
ТекстовоеПоле24 - Дата отримання документа виконавцем
Вихідна кореспонденція
ТекстовоеПоле31 - № вихідного
ТекстовоеПоле32 - Дата вихідного
ТекстовоеПоле33 - Дата вихідного в форматі ГГ місяць ГГГ
ТекстовоеПоле34 - Номер вхідного
ТекстовоеПоле35 - Дата входить
ТекстовоеПоле36 - Носій
ТекстовоеПоле37 - Тип документа
ТекстовоеПоле38 - Одержувач
ТекстовоеПоле39 - Відправник
ТекстовоеПоле40 - Виконавець
ТекстовоеПоле41 - Тема вихідного
ТекстовоеПоле42 - Місцезнаходження (№ справи)
ТекстовоеПоле43 - Дата контролю
ТекстовоеПоле44 - Контроль
ТекстовоеПоле45 - Кількість примірників
ТекстовоеПоле46 - Кількість листів
ТекстовоеПоле47 - Номери сторінок
ТекстовоеПоле48 - Дата виконання
ТекстовоеПоле49 - Найменування документа
ТекстовоеПоле50 - Номер вхідного одержувача
ТекстовоеПоле51 - Дата отримання
внутрішні документи
ТекстовоеПоле61 - № документа
ТекстовоеПоле62 - Дата документа
ТекстовоеПоле63 - Дата документа в форматі ГГ місяць ГГГ
ТекстовоеПоле64 - Додатковий номер
ТекстовоеПоле65 - Тип документа
ТекстовоеПоле66 - Поширюється на
ТекстовоеПоле67 - Ініціатор
ТекстовоеПоле68 - Виконавець
ТекстовоеПоле69 - Назва
ТекстовоеПоле70 - Зміст
ТекстовоеПоле71 - Місцезнаходження
ТекстовоеПоле72 - Дата контролю
ТекстовоеПоле73 - Контроль
ТекстовоеПоле74 - Кількість примірників
ТекстовоеПоле75 - Кількість листів
ТекстовоеПоле76 - Номери сторінок
ТекстовоеПоле77 - Дата отримання документа виконавцем
ТекстовоеПоле78 - Дата виконання
ТекстовоеПоле79 - Одержувач
ТекстовоеПоле100 - Найменування організації
При роботі в OO Writer
Спочатку створюємо шаблон договору. Пишемо стадартний текст, в місцях де треба буде вставляти свою інформацію вставляємо поля введення. Робиться це в такий спосіб:
1) в меню "Вставка" -\u003e "Поля" -\u003e "Додатково ..."; (В англомовному Insert-Fields-Other)
2) у вікні вибираємо закладку "Функції" (Functions);
3) на закладці вибираємо зі списку тип поля "Поле введення" (Input Field);
4) пишемо в полі "Підказка" унікальну назву цього поля (В англійському варіанті кнопка Insert, заповнюємо текстове поле).
Зберігаємо документ з розширенням doc. Шаблон готовий.
Для OpenOffice Writer можна використовувати шаблони MS Word з розширенням DOT
збільшити зображення
Відредагуйте картку, як це прийнято в Вашому діловодстві, після чого збережіть змінений шаблон в будь-яке місце на диску (наприклад в папку "Мої документи") як шаблон.
Для цього виберіть в MS Word (OO Writer) пункт меню Файл-Зберегти як, тип файлу встановіть "Шаблон Word" (для OpenOffice Writer тип файлу DOC).
збільшити зображення
Потім закрийте Microsoft Word (OpenOffice Writer).
збільшити зображення
Для внесення в програму створеного шаблону до вхідного документу в картці вхідного документа натисніть на кнопку "Друк шаблону".
Відкриється розділ "Друк шаблону документа", в якому можна додати / видалити / роздрукувати шаблони довільних документів до вхідного.
Для кого призначена програма
Дана програма призначена для фізичних та юридичних осіб, які за родом своєї діяльності створюють велику кількість однотипних документів. Велика частина таких документів так чи інакше створюється за шаблоном (рибі), яка змінюється в декількох місцях і зберігається під новим ім'ям. Прикладом такої роботи можуть служити договори купівлі-продажу, оренди, передавальні акти та інше.
Основні відмінності програми від інших
Як правило, сторонні програми вимагають вказівки даних для кожного елемента даних, що вставляються в шаблон, в даній програмі реалізований механізм функцій перетворення даних, який дозволяє відрізняти змінну від функції і, відповідно, вимагає завдання змінної тільки один раз, система сама здійснить обчислення функцій і підставить результат в документ.
додаткові відомості
Дана програма написана з використанням БСП і компоненти відміни від 1С. Даний реліз є БЕТА версія програми і я не гарантую її повну працездатність і підтримку. Якщо у достатньої кількості користувачів виникне бажання використовувати цю програму, то під її супровід буде створений окремий сайт і я продовжу випускати релізи. На поточний момент програма може бути вільно і безоплатно використана для особистих ознайомлювальних цілей, за винятком її комерційного використання.
Приклад створення документа
- Створення шаблону документа, якщо він ще не створений. Якщо шаблон документа створено, то переходите до пункту 2.
- Заповнення назву і вид шаблону.
- Збережіть шаблон в базу.
- Перейдіть на закладку «Приєднані файли» і прикріпіть файл містить функції перетворення.
- Потім поверніться на основну закладки та виберіть «Файл шаблону» зі списку прикріплених документів.
- Натисніть кнопку «Оновити реквізити з файлу шаблону» і таблична частина шаблону буде заповнена списком змінних.
- Тепер заповніть уявлення і тип реквізитів в табличній частині.
- Процес створення шаблону закінчений, тепер потрібно його зберегти і закрити.
- Створити новий документ на підставі шаблону можна 2ма способами: ввести новий документ на підставі шаблону або створити його в журналі створених документів. Різниця полягає в тому, що при створенні на підставі в новому документі відразу будуть заповнені деякі реквізити. Якщо ви створюєте документ на підставі шаблону, то переходите до пункту 2.с.
- Створіть новий документ з журналу документів.
- Заповніть шаблон документа, вид документа і табличну частину зі змінними. Табличну частину найкраще заповнити кнопкою «Оновити список змінних».
- Заповніть організацію.
- Заповніть значення реквізитів в табличній частині.
- Збережіть документ у базу.
- Натисніть кнопку сформувати документ. Після цього до створеного документу буде прикріплений готовий файл. Якщо в налаштуваннях користувача (на закладці файлових налаштувань) не встановлено прапорець відкриття файлів на перегляд, то новий файл відкриється на редагування. Якщо прапорець встановлений, переходите до пункту 2.h.
- Після того, як ви закінчите роботу з файлом, то необхідно його завантажити назад в базу. Для цього можна скористатися списком редагованих файлів на робочому столі програми або списком прикріплених файлів до створеного документу. Файл буде завантажений в базу кнопкою «Закінчити редагування».
- Документ сформований і поміщений в базу, ви можете його роздрукувати, відправити поштою тощо
На малюнках ви можете переглянути цей процес більш наочно.
Відео заповнення веб форм програмою Human Emulator
на прикладі подачі оголошення на онлайн дошку оголошень
Багато користувачів, яку ведуть активну діяльність в інтернеті постійно стикаються із заповненням різних веб форм. Реєструємо новий акаунт у соціальних мережах або в онлайн сервісі, будь ласка заповніть форму, відправляємо відгук про продукт, повідомлення на форумі, робимо розсилку нових матеріалів, пост нове повідомлення в блозі або в своїй групі в вк, заповнюємо анкету на Госсан, відправляємо новий твіт, всюди треба заповнювати форму.
І чим ширше Ваша діяльність в інтернеті, тим частіше Ви стикаєтеся з необхідністю заповнювати велику кількість онлайн форм. І в один прекрасний момент Ви розумієте, що витрачаєте на цю рутину часу більше, ніж на все інше. Ось тут Вам і стане в нагоді Human Emulator - програма для заповнення форм. Використання програми для автозаповнення форм істотно спростить вашу роботу і звільнить вас від цього нудного, але необхідного заняття.
Чому Human Emulator
- Human Emulator може заповнити форму за вас на будь-якому сайті або онлайн сервісі, в тому числі якщо форма повністю виконана на скриптах або заповнення форми рознесено на кілька сторінок.
- Навіть якщо форма має перевірки на реального користувача програма без проблем впоратися з такою формою. У разі необхідності при заповненні форми за допомогою програми можна задіяти реальні клавіатуру і мишу або використовувати їх події.
- Дані для заповнення форми можуть зберігатися у вигляді файлів в TXT, HTML, CSV, XML і т.д. або в базі даних. Програма може також завантажувати всі необхідні при заповненні форми файли або картинки.
Як це працює
Ви пишіть скрипт-сценарій на будь-якому з доступних в програмі мов (PHP, C #, JavaScript (Node.js), Python), де за допомогою команд програми перераховуєте всі необхідні дії, які потрібно виконати при заповненні цікавить вас форми. Заповнення веб форм досить просте завдання і створення скрипта-сценарію зазвичай не викликає складнощів у користувачів, але якщо вам потрібно готове рішення під ключ, ви завжди можете знайти фахівця, який вам допоможе написати потрібний сценарій. Фахівців або на будь-який фріланс біржі. На виході ви отримуєте повністю унікальне рішення заточене під вас, яке в разі потреби можна буде легко і швидко переробити під новий формат даних або інші зміни в роботі з формою.
Що може робити Human Emulator при заповненні web форм
|
Заповнювати будь-поля, ставити галочки, вибирати дати, кликати кнопки, при необхідності використовувати мишу і клавіатуру. |
|
|
Розпізнавати і автозаполнять капчу (c допомогою сервісів типу rucaptcha.com і т.д.), а так само працювати з "хитрими" полями, в тому числі з полями для додавання файлів, картинок, музики або відео. |
|
|
Працювати з формами реєстрації, подання оголошень, публікації коментарів або повідомлень в соціальних мережах і на форумах, з формами заповнення декларацій, заявок на кредит або заяв на оформлення візи і т.д. |
|
|
Працювати з формами будь-якої складності, з формами використовують java script або ajax, поміщеними під фрейм у фреймі або зробленими за допомогою flash. |
|
|
Повна емуляція введення людиною. Human Emulator може заповнювати поля так, як ніби це робить реальна людина, а використання обширного функціоналу анонімності дає можливість створювати видимість заповнення однієї форми десятками людей. |
|
|
Створення даних для заповнення полів форм. Вам не треба придумувати або шукати списки з іменами, прізвищами, вигадувати ники, логіни або паролі все це зробить за Вас Human Emulator. Вам просто треба буде вказати які дані російські або англійські треба генерувати і куди їх вставляти. |
|
|
Створення скрипта для автоматизації однієї форми працює для всіх подібних форм на всіх сайтах з таким же двигуном. |
|
|
Величезний функціонал по автоматизації браузера вбудований в Human Emulator дозволяє автоматизувати будь-які супутні завдання, з якими Ви можете зіткнутися при використанні автозаповнення веб форм. |
Human Emulator ваш вибір для автозаповнення форм в інтернеті.
ДЕМО Купити
Залишилися питання - звертайтеся в наш відділ продажів!
Для першого використання програми, ознайомтеся з інструкцією нижче. Інструкція може не містити опис нових функцій.
Вам або Вашим співробітникам необхідно часто заповнювати однотипні документи. Це можуть бути договори, накази, внутрішні форми документів. В таких документах в основному міститься одна і та ж інформація (реквізити організації, дані про співробітника, і т.д.). Наприклад, для продажу товару нової організації, Вам треба заповнити три різних документа (Анкета організації, Договір купівлі-продажу, Акт передачі товару), всі ці документи для кожного клієнта однакові, змінюється тільки дані самого клієнта. Так само, у всіх трьох документах міститься одна і та ж інформація, але в різних місцях документа, і треба копіювати і вставляти шматочки потрібної інформації з одного місця в інше. Ми зіткнулися з подібною проблемою, порадилися з партнерами, і виявилося, що для них ця проблема теж актуальна. Вирішили розробити програму, яка зможе взяти шаблони документів (звичайний документ у форматі MS Word, де мінливі дані замінені полями для вставки - слово в квадратних дужках -,) і замінити ці поля відразу у всіх документах на потрібні дані. Так як у нас дані про клієнтів повторювалися, то що б не вносити заново ці дані кожен рах, вирішили, що вони все будуть зберігатися в файлі в форматі MS Excel і для формування документів, буде просто вибиратися потрібний рядок з цього файлу. Це дозволило заповнювати значно скоротити час на підготовку документів. По-перше, не треба стежити за форматуванням тексту, текст в вноситися будь-яким шрифтом, будь-якого розміру або кольору (що актуально коли копіюєш дані або з електронного листа або з сайту компанії клієнта, де дані мають різний форматування) По-друге, дані треба скопіювати або ввести один раз для всіх документів - навіть прізвище директора, або назва компанії клієнта, немає необхідності вносити кілька (навіть якщо ці дані зустрічаються в одному договорі в декількох місцях) По-третє, інформація зберігається, а значить можна сформувати документи заново в будь-який момент , або використовувати ці дані для подальшої обробки - аналітика \\ статистика і т.д. в програмі MS Excel або завантажити в інше програмне забезпечення для обробки. Так само, додані налаштування для більш зручної роботи, які дозволять спростити Вашу роботу з програмою (докладніше в описі нових можливостей)
Установка, настройка і робота з програмою
Для роботи програми "ШаблонББ2", необхідно:- розпакувати архів, наприклад, на диск C: \\ в папці програми є дві папки:
- shablon - тут повинні зберігатися шаблони документів у форматі MS Word (* .doc, * .docx)
- docum - тут будуть зберігатися сформовані, заповнені документи. Імена файлів будуть відповідати іменам шаблонів документів
- сформувати шаблони Ваших документів. Це робиться в програмі MS Word. Приклад невеликого щаблона, Ви можете подивитися в папці Shablon. Дані, які необхідно вставляти в шаблон обмежуються "квадратними дужками", наприклад, і будемо називати їх "шаблонні поля".
- заповнити файл замін (replace.xls). Там є тестові дані для тестового шаблону. Вам необхідно видалити всі з цього файлу і заповнити спочатку перший рядок. Вона заповнюється "шаблонними полями" з файлу шаблону. Наприклад в шаблоні є і воно зустрічається там 6 разів, в такому випадку в файл замін (replace.xls) треба додати колонку FIO (без "квадратних дужок"). Після заповнення файлу усіма "шаблонними полями", ви отримаєте файл із заповненою верхнім рядком усіма "шаблонними полями".
- внести дані для заміни в файл замін. Якщо Вам можуть знадобитися попередні дані, то дані для нових документів заповнюються в наступному рядку. Наприклад ми отримаємо таку таблицю:
- Тепер можна запускати програму (ShablonBB.exe)
- Вікно програми розділене на дві частини: список шаблонів і дані для заміни.
- Натискаємо кнопку "Завантажити шаблони". З'явитися список знайдених шаблонів
- Натискаємо кнопку "Завантажити дані". З'являються дані для заміни з файлу замін.
- Вибираємо потрібні шаблони (по-замовчуванню, обрані всі шаблони) і натискаємо лівою кнопкою на потрібному рядку зі списку даних для заміни.
- Натискаємо кнопку "Сформувати"
- По закінченню роботи програми, в папці Docum будуть лежати готові документи.
У новій версії з'явилися такі можливості і зміни:
- Вилучені повідомлення які з'являлися при формуванні документів (01.09.2020)
- Перероблений алгоритм формування імені файлу і каталогу. (10.12.2019) Тепер каталог формується завжди. Ім'я каталогу визначається настроюванням - по імені шаблону або обраної колонці. Файл формується по одному з двох алгоритмів - шаблон + обрана колонка або обрана колонка + шаблон. Так само дописується в кінець імені файлу і каталогу - порядковий номер запису
- Додана перевірка на однакові поля (08.12.2019) - при формуванні файлів перевіряється - чи є двійники у зазначеній колонці, якщо двійники є в таблиці замін, то до імені колонки (папки або файлу) дописується номер рядка з таблиці замін, УВАГА! ДЛЯ ВСІХ Фото / ТЕК, НЕ ТІЛЬКИ З двійників. Наприклад, якщо вибрано поле "Прізвище" і в таблиці є дві або більше однакових прізвищ, то ім'я файлу або папки сформується так "12_Іванов .." і "489_Іванов .."
- Доданий порядок формування імені файлу (08.12.2019) - тепер можна в налаштуваннях вказати як формувати ім'я файлу "ІмяФайлаШаблона-ЗначеніеВибранногоПоля" або "ЗначеніеВибранногоПоля-ІмяФайлаШаблона"
- Виправлена \u200b\u200bпомилка - після збереження даних Excel файлу через програму - нулі на початку тексту віддалялися, так само довгі числа обрізалися з кінця (03.12.2019)
- Змінено зовнішній вигляд програми (31.05.2019)
- Заміна в колонтитулах винесена в налаштування - якщо виключена - колонтитули не змінюються. Відключення настройки - збільшує роботу програми в кілька разів (31.05.2019)
- Додана можливість вибору файлу замін replace.xls, а так само підтримка файлов.xlsx (31.05.2019)
- Додана можливість вибору каталогу шаблонів на будь-якому диску або по локальній мережі (31.05.2019)
- Додано індикатор виконання (30.05.2019)
- Змінено порядок формування імені файлу (30.05.2019) - тепер ім'я файлу формується як "ІмяФайлаШаблона-ЗначеніеВибранногоПоля"
- Додана можливість зберігати готові документ в PDF формат (29.05.2019г) - на основному вікні налаштування разова, для збереження настройки за замовчуванням необхідно зайти в налаштування програми
- Змінено формування імені файлу - замість знака "_" додається "-" (29.05.2019г)
- Виправлена \u200b\u200bробота з можливість ВЗЯТИ ПОЛЯ з колонтитулів (29.05.2019г)
- Виправлена \u200b\u200bробота з колонтитулами (05.12.2018г)
- Можливість вибрати папку з шаблонами (05.12.2018г)
- Додана можливість "взяти" з файлу шаблону все поля для заміни (які знаходяться між знаків. У ТОМУ ЧИСЛІ колонтитули) (31.10.2018г)
- Змінено зовнішній вигляд програми (26.10.2018г)
- Додана можливість "взяти" з файлу шаблону все поля для заміни (які знаходяться між знаків. Крім колонтитулів - в розробці) (26.10.2018г)
- Додана можливість відразу додати в таблицю "узяте" поле для заміни (26.10.2018г)
- Можливість сформувати обрані документи відразу за всіма даними в таблиці (26.10.2018г)
- Заміна даних в колонтитулах !!! (20.05.2018г)
- Трохи змінений зовнішній вигляд програми
- Додана можливість пошуку даних в таблиці для замін. Використовується для пошуку потрібної рядки для заміни в великому масиві даних
- Додана можливість формувати ім'я папки для документів за обраним колонки
- Змінено відображення шаблонів (раніше відображався повний нехай до файлу шаблону, за рахунок чого, не завжди було видно ім'я самого шаблону) на відображення тільки імен файлів шаблонів.
- Можливість вибрати необхідні шаблони для формування документів (один або кілька, за допомогою клавіш SHIFT і CTRL)
- Редагування даних для заміни прямо у вікні програми (для цього додані кнопки - Додати рядки, додати стовпці, видалити рядки, видалити стовпець і зберегти дані) без необхідності редагування файлу replace.xls
- Можливість пересувати колонки, змінювати їх між собою місцями (для зручності перегляду або заповнення)
- Можливість змінювати ширину колонок мишею (аналогічно програмі MS Excel)
- Можливість зберігати документи в окремі папки з використанням однієї з колонок як шаблон. Наприклад, в списку замін є колонка з номерів договору, її можна вибрати в списку для формування папки для документів, і формувати документи по черзі на всіх клієнтів (постачальників), в результаті, в папці "DOCUM" (де раніше створювалися документи, і необхідно було їх копіювати, перш ніж сформувати нові) створюється папка з номерів договору (наприклад, 210244) і в неї вже зберігаються сформовані документи. Аналогічно можна використовувати колонку з ПІБ (якщо вони не повторюються), назвою юр. особи, або ІПН.
- Можливість занесення довідкових даних (особисті поля) - наприклад документи формують кілька різних менеджерів. У договір необхідно вставляти інформацію, в залежності від менеджера, який формує документи. В такому випадку треба було в файлі replace.xls для кожного рядка з клієнтів вводити одні і ті ж дані менеджера, як наприклад, ПІБ, посада, відділ, телефон і т.д. Тепер ці дані можна внести один раз в окремому вікні, і вони будуть використовуватися далі для всіх клієнтів і шаблонів документів
- Можливість створення довідки за програмою. Так як власна довідка у програми відсутній (короткий опис тільки на сайті), додана можливість зробити власну довідку для програми. Для цього необхідно відредагувати файл help.txt і він буде використовуватися в програмі
З паперовою тяганиною, властивої більшості державних (і не тільки) установ нашої неосяжної батьківщини, в тій чи іншій мірі доводиться стикатися кожному росіянину, звиклому до бюрократичних формальностей і нескінченним розмовам про швидке перекладі системи держпослуг на електронні рейки. Далеко за прикладами ходити не потрібно - досить поворушити в пам'яті листя минулого і згадати, наприклад, останнє відвідування «Ощадбанку» або податкової інспекції, відомих своєю прихильністю до всіляких квитанціями і платіжними документами встановленого зразка, на заповнення яких часом йде багато дорогоцінного часу. Одні свідомі громадяни шукають порятунку в системах електронного документообігу та інтернет-банкінгу, інші намагаються розібратися в багатостраждальному порталі gosuslugi.ru. Ми ж в цій статті пропонуємо інший спосіб боротьби з набила оскому канцелярщиною, який передбачає використання універсальних програмних рішень, що дозволяють вирішувати паперові справи за дві секунди.
Почнемо огляд з онлайнових інструментів, що функціонують у вікні будь-якого браузера. Першим в списку таких фігурує сервіс Formz.ru, що дозволяє заповнювати і роздруковувати рахунки на оплату і рахунки-фактури, товарні накладні, платіжні доручення, довіреності, подорожні листи, різні накази і договори, а також часто використовувані бланки: офіційні листи організації, квитанції « Ощадбанку », договір купівлі-продажу авто та інші документи. Заповнені форми створюються динамічно в форматі PDF: їх можна зберегти на диск комп'ютера, відправити електронною поштою і факсом або просто роздрукувати на принтері.
Для зручності користувачів на сайті Formz.ru передбачений механізм реєстрації і створення облікового запису, що надає можливість зберігати заповнені форми в особистому архіві, вести журнал документів і оперувати додатковим функціоналом системи, розширити який можна шляхом придбання відповідного пакета послуг. Робота з сервісом на комерційній основі передбачає відсутність реклами і будь-яких обмежень на кількість надрукованих документів. Оформивши підписку, користувачі можуть працювати в захищеному режимі обміну даними SSL, вести довідник контрагентів, використовувати в формах факсимільні зображення печатки і підписів, вводити документи «на підставі», а також отримувати консультації фахівців по роботі з сайтом по телефону або ICQ.
У загальному і цілому розміщений на сервері Formz.ru інструментарій заслуговує найвищої оцінки, і єдине, що здатне відштовхнути аудиторію від корисного ресурсу, - це опублікований на сайті договір про обслуговування, в тексті якого відкрито сказано, що розробник не несе ніякої відповідальності за несанкціонований доступ третіх осіб до зберігається в базі даних інформації і можливі недоробки в системі безпеки сервісу. Ризик, звичайно, - справа благородна, однак коли мова йде про можливе розкритті конфіденційної інформації, стає трохи не по собі від думки, що творці Formz.ru не ставлять питання захисту даних на чільне місце.
Зовсім іншої позиції дотримується команда розробників порталу EasyBlank.ru, найпершим принципом якої є безпека оброблюваних сайтом даних. Проект повністю безкоштовний і не вимагає від користувача обов'язкового проходження нудною процедури реєстрації - досить вибрати зі списку потрібну форму, заповнити необхідні поля і, клацнувши по клавіші «Роздрукувати», отримати готовий для відправки на принтер файл формату PDF. Для забезпечення правильності заповнення форм, в системі передбачені відповідні зразки документів і спливаючі підказки. За допомогою EasyBlank.ru не важко підготувати авансовий звіт, заява про видачу закордонного паспорта, посвідчення про відрядження, поштовий переказ та інші-інші квитанції. Беріть на замітку.
Нарешті, ще один інтернет-ресурс, на якому ми хотіли акцентувати увагу, називається «Налоговод.ru». Відмінною його рисою є система заповнення декларації з податків на доходи фізичних осіб за необхідний рік. За допомогою розміщених на сайті інтерактивних форм можна правильно задекларувати доходи, отримані від продажу машини, квартири та іншого майна, відзвітувати перед ФНС Росії про підприємницької діяльності та інших фінансових операціях. Після занесення даних «Налоговод.ru» виробляє їх обробку і в файлі формату електронних таблиць Microsoft Excel формує податкову декларацію, яку можна зберегти на комп'ютері і роздрукувати. Демонстраційна версія файлу з частково заповненою декларацією надається безкоштовно після закінчення заповнення запропонованих на сторінках сайту форм. Для отримання готового файлу із заповненою декларацією необхідно здійснити оплату за допомогою SMS або платіжних терміналів QIWI. Такі умови надання сервісом послуг.
Тому, хто з яких-небудь причин не бажає мати справу з веб-додатками і звик по-старому працювати зі звичайними програмними рішеннями, посильну допомогу в справі заповнення і друку квитанцій і документів надасть розроблена компанією «Два Пілота» програма Form Pilot. Представлена \u200b\u200bв редакціях для Windows і Mac OS X, вона дозволяє працювати як з готовими електронними бланками форматів PDF, DOC, XLS, TXT та ін., Так і з будь-якими наявними на руках паперовими квитанціями шляхом попереднього їх сканування та розпізнавання структури. Крім редагування документів додаток забезпечує перевірку орфографії вводяться користувачем текстів, допускає роботу з багатосторінковими бланками і вміє зберігати записи у своїй основі даних. Form Pilot є комерційним продуктом і доступний покупцям в трьох модифікаціях - Home, Pro і Office, різних за функціональною начинкою і, відповідно, вартістю.
Одна справа - створити на основі зразків друкованих форм документи, і зовсім інша - підготувати їх до пересилання засобами звичайної (не електронною!) Пошти конкретного адресата. Зазвичай в таких випадках постає проблема правильного заповнення конвертів, яких, якщо мова йде про який-небудь організації значних розмірів, може бути кілька сотень, якщо не тисяч. Справитися з непростим завданням допоможе розроблений компанією «Російські інформаційні технології» інструментарій з промовистою назвою «Друк конвертів!» , Який забезпечує автоматичний друк конвертів (поля «Куди», «Звідки» і «Індекс»), реєстрів, повідомлень, включаючи ведення баз даних всіх контрагентів і проведених розсилок. Принцип простий: вставляєте порожній конверт в принтер - на виході отримуєте заповнений. У числі особливостей програми фігурують друк логотипу на конвертах, імпорт даних контрагентів з Excel-файлів і пакету «1С: Підприємство», підтримка всіх затверджених в РФ і Україні форматів конвертів, а також різних шаблонів, в тому числі святкового оформлення. Додаток доступний на сайті розробника в трьох редакціях, одна з яких поширюється на безоплатній основі.
Кого тягне писанини в повному розумінні цього слова, тому ми можемо порекомендувати масу інших заслуговують уваги ресурсів. Один з них - сайт Paperkraft.net з підбіркою викрійок і інструкцій з виготовлення різних виробів з паперу. Особливого інтересу заслуговує портал office.microsoft.com, на сторінках якого також представлено чимало придатних для редагування в Microsoft Office і подальшого роздруку шаблонів рекламних листівок, календарів, візитних карток і форм ділових документів. Листи для нотних записів, міліметрівку та інші розлінованих певним чином бланки, часто використовувані студентами вузів, можна знайти на сайті PDF Pad. Також учням може стати в нагоді безкоштовна програма ProPoster, призначена для роздруківки плакатів стандартного (А0, А1, А2, А3) або заданого користувачем формату на листах меншого розміру. Нарешті, знавцям картографії припаде до душі заснований на вільне програмне забезпечення веб-сервіс MapOSMatic, що дозволяє генерувати карти міст використовуючи дані OpenStreetMap. Створена карта мегаполісу включає дві сторінки: саму карту, розділену на квадрати, що дозволяють знаходити вулиці, і покажчик вулиць з посиланнями на квадрати карти. Згенеровані карти доступні в форматах PNG, PDF і SVG і підготовлені для друку.
